“Zo makkelijk als visuele voorstellingen in het geheugen blijven hangen zo slecht zijn we in het onthouden van andere soorten informatie, zoals woorden- of cijferreeksen.
De clou van geheugentechnieken is dat je de soorten herinneringen die onze hersenen niet of maar met moeite kunnen vasthouden, omzet in de soorten herinneringen waarop de hersenen zijn gebouwd.” Beelden. Dat schrijft Joshua Foer in zijn boek “Het Geheugenpaleis”.
Het beeld was er eerder
Zo vreemd is dat niet, want het schrift is eigenlijk een heel recent fenomeen in de evolutionaire geschiedenis van de mens. Pas 4.000 jaar jong op een historie van 120.000 jaar. Op een schaal van één etmaal: ontwikkeld rond drie kwartier vóór middernacht.
De informatie die er voor de Cro-magnonmens toe deed was: waar kan ik ook alweer dat voedsel vinden, waar is een bron, waar hangen die sabeltandtijgers uit? Uitsluitend visuele informatie, om levensbedreigingende situaties het hoofd te bieden.
Beeldinformatie maakt meer indruk
Iets wat moeilijk te onthouden is omzetten in pakkende visuele voorstellingen. Dat is de essentie van visuele representaties zoals infografieken, mindmaps maar ook van graphic recordings ook wel graphic reports genoemd.
Waarom zijn visuals zo effectief?
* Ze worden in een fractie van een seconde, integraal “gelezen”.
* Ze worden snel en diep ingeprent en daardoor beter herinnerd.
* Complexe situaties zijn visueel makkelijker weer te geven dan in woorden.
* Onderlinge verbanden en patronen zijn in één oogopslag zichtbaar.
Deze eigenschappen maken graphic recording tot een zeer effectieve manier van verslaggeving bijvoorbeeld van brainstormsessies, strategievergaderingen en workshops.
De visuele notulist aan het werk
Stel je een strategisch overleg voor. Tien deelnemers. De agenda wordt vastgesteld, onderwerpen worden ingebracht, besproken, van kanttekeningen voorzien, tussentijdse conclusies worden getrokken, alternatieve opties worden genoemd, uitgangspunten worden herhaald, de discussies worden samengevat, de lunch staat klaar. Ontspannen.
Intussen heeft een ‘graphic recorder ’ naast of achter de gespreksleider (de ‘facilitator‘), de loop van de discussies in beelden vastgelegd op een groot vel papier. Direct, met iconen, met metaforen, soms in een verhaallijn, dan weer opsommend, met kleuren verbanden leggend. De topografie van een strategie in wording.
Nabespreken en verfijnen
Terug van de de lunch bekijken de deelnemers de samenvatting, de “graphic recording”. Bespreken die, maken er aantekeningen op en brengen eventueel correcties aan.
Tijdens de middagsessie worden de opmerkingen besproken en wordt het visuele verslag verder uitgebreid, met aan het eind de samenvatting van de dag.
De gespreksleider neemt het gevisualiseerde verslag door met de graphic recorder, die het vervolgens meeneemt en een paar dagen later terugkomt met een “gladgestreken” versie.
De strategie voor de komende zes maanden. Wordt opgehangen bij de koffieautomaat of een andere plek waar de meeste medewerkers langskomen.
De strategie in beeld. Eenvoudig, goed uitgelegd, voor iedereen makkelijk te begrijpen. Snel in te prenten en goed te onthouden.
Beleidscommunicatie in optima forma.
Grotere betrokkenheid deelnemers
De betrokkenheid van deelnemers bij graphic recording is groter, zeker bij interactieve sessies. Het is makkelijker voor ze om bij de les te blijven.
Bovendien zijn graphic recordings leuk en, ze blijven hangen. Doorgaans worden de resultaten van een sessie vergeten zodra de deelnemers weer terug zijn op hun werkplek, in hun dagelijkse omgeving, in de waan van de dag. Traditionele verslaggeving (notulen), verandert daar weinig aan.
Een graphic recording heeft impact en leidt tot productieve resultaten, zorgt voor effectieve follow up. Het wordt steeds populairder. Steeds meer bedrijven huren graphic reporters in.
Ook eens proberen, ook een graphic recorder inhuren?
Edwin Kisman
Wat vond u van deze column?
Deze column is een ‘update’ van een column uit 2017
Bronnen
Een duidelijk en mooi boek over dit onderwerp is ‘Graphic Recording‘. Geredigeerd door Anna Lena Schiller, Robert Klanten en Sven Ehmann , uitgegeven door Gestalten Verlag GmbH ( september 2016).
Van de door de wol geverfde graphic reporter Brandy Agerbeck is het boek ‘The Graphic Facilitator’s Guide’
In de NRC van 15 juli jl. stond een foto van een bijeenkomst bij Fairphone. Met Koningin Maxima, ceo Raymond van Eck, en op de achtergrond een grote ‘graphic recording’. Over de ‘launch’ van de Fairphone.
Op YouTube zijn diverse filmpjes te zien over Graphic Reporting.
De spijker op de kop geslagen, Edwin! Beeld wint sowieso altijd van schrift, zowel wat betreft aantrekkelijkheid voor de ontvanger als de kwaliteit van de opslag in het geheugen.
De auditieve variant is dat muziek aantrekkelijker/intensiever/’onthoudbaarder’ is dan spraak. Als je wilt dat een tekst beter wordt onthouden moet je die aan een melodie hangen in een lied.
Jouw column deed mij denken aan de samenvattende cartoons die jij maakte voor elk hoofdstuk in mijn boek ENERGIE. Dat waren prachtige, sublieme graphic reports! Nu alweer 46 jaar geleden!
Hetzelfde ‘principe’ geldt natuurlijk ook bij het gebruik van PowerPoints tijdens een presentatie. Mijn PP’s bestaan voor tenminste 80% uit BEELD. De tekstuele informatie komt vooral uit mijn mond, met op specifiek plekken sleutelwoorden in beeld. Het blijkt elke keer weer dat de essentiële informatie uit de auditieve component (beter) blijft hangen door gebruik van aantrekkelijke visuals.