In Arnhem mogen bewoners een brief van de gemeente, die zij niet begrijpen, terugsturen. Ook in twee andere steden, Haarlemmermeer en Leeuwarden, kan dat. ‘n Begin van een structurele verbetering?
De vraag is wat voor zin die actie heeft. Als de schrijvers in staat waren geweest een heldere brief te schrijven hadden zij dat wel meteen gedaan. Misschien hadden ze het onderwerp niet begrepen. Meer voor de hand ligt dat ze het niet konden. Hoe dan?
Integratieprobleem
Het probleem bestaat al lang. Er is ook al wat aan gedaan maar het is bij een poging gebleven. Een integratieprobleem?
Klare taal blijft een heet hangijzer. Ook in ‘t gesprek tussen overheid en volk blijft ‘t moeilijk. Nog steeds worden wollige folders en brieven, waar maar een halve hond iets van begrijpt, naar burgers gestuurd.
Direct Duidelijke Brigade
Een poging om daar verandering in te brengen werd in 2019 ondernomen. Peter Winterman schreef daarover een artikel in het AD van 23 okt. 2019 met de kop “Kabinet vindt eigen communicatie lastig te snappen. 100 taalexperts ingezet”. Een citaat:
“Het kabinet stelt een brigade van honderd taalexperts aan om brieven van de overheid begrijpelijker te maken. De taalcoaches trekken het land in om ambtenaren te helpen bij het schrijven van duidelijkere teksten.”
Er werd daarvoor in één jaar € 3 mln uitgetrokken. Voor een Direct Duidelijke Brigade. Gemiddeld € 30.000 per coach.
Geen resultaat
Het heeft kennelijk, na zoveel jaar, niet gewerkt. Ondanks het sluiten van een “Direct Duidelijke Deal“. Ondertekend door 45 gemeenten, waterschappen en provincies. De taalbrigade werd opgeheven, trainingen waren te kort, bijgespijkerde ambtenaren vertrokken of werden overgeplaatst.
Dat probleem wordt volgens Japke-d. Bouma, ook veroorzaakt, doordat ambtenaren onderling in onbegrijpelijke taal converseren. En die taal vervolgens toepassen bij communicatie naar het grote publiek.
Opties kiezen voor een resultaat
Wat dan? Ambtenaren voortaan onderling laten communiceren in voor het volk begrijpelijke taal? Onmogelijk. Ambtenaren denken, spreken en schrijven in hùn jargon en begrijpen elkaar. En dat zal zo blijven.
Hoe dan? Een paar opties.
Optie 1. Binnen de gemeente een redactiebureau vestigen, die alle uitgaande brieven ‘screen’t en redigeert. Redacteuren kunnen terugkoppelen naar de schrijver.
Optie 2. Onduidelijke brieven, ontvangen door wat intelligentere burgers, die ze geredigeerd terugzenden. Ter lering van de oorspronkelijke schrijver. Vrijwilligers werk.
Optie 3. Brieven die door AI worden geschreven, bijvoorbeeld door ChatGPT. Ambtenaren krijgen een korte cursus in het schrijven van effectieve ‘prompts’ (ChatGPT opdrachten).
Denk als een lezer
Welke optie ook gekozen wordt, het belangrijkste bij het opstellen van een brief is de opdracht “Denk als een lezer”.
Dus niet een boodschap verpakken in het ambtenaren jargon. Maar je inleven in het denkraam van de lezer. En vooral niet van de meest ontwikkelde lezer. Hoe ziet het ‘construct’ van die lezer eruit? Hoe pas je je tekst daarop aan? Dat dus.
Aan de slag!
Edwin Kisman
Koop en lees het ChatGPT instructieboek
Slimmer werken met Chatgpt Copilot Gemini
Lees ook de columns
Bankspeak? Denk als een lezer -27 april 2018
Courtspeak? Denk als een rechter – 2 mei 2018
Financespeak: klare taal graag– 22 mei 2018
Leer het ‘construct’ van de ander kennen – 31 oktober 2024
De richtlijn van de gemeente Arnhem.
Hoe moeten Arnhemse burgers handelen in geval van nood (=onbegrijpelijke brief)?
* Geef met een markeerstift aan welk stuk van de brief u onduidelijk vindt.
* Maak uw persoonlijke gegevens zwart, zoals nummers en bedragen.
* Maak een kopie van de brief. Zorg dat de onduidelijke tekst goed leesbaar is. Zorg dat de gegevens bovenaan en onderaan de brief ook goed zichtbaar zijn (kenmerk, datum, contactpersoon, ondertekening). Maak zo nodig meerdere kopieën.
* Wilt u de herschreven brief terug ontvangen, dan hebben we uw adres nodig. Schrijf het zo nodig op de brief of de kopie.
* Doe de kopie van de brief in een envelop (een postzegel is niet nodig) en stuur die naar (Antwoord nummer)
Klip en klaar. Alleen, die (gele) markeerstift is nog even een dingetje. En dat kopietje maken ook.
Tja Edwin … je zou toch mogen denken dat schrijven van ‘eenvoudige taal’ niet moeilijk kan zijn, zoals de term zelf al aangeeft. Maar blijkbaar is het wél lastig om iets te formuleren in een relatief beperkte woordenschat.
Geldt trouwens niet alleen voor ambtenaren, maar ook voor wetenschappers. In 1975 schreef ik het boek “Chemie is Overal” bij de gelijknamige televisieserie van Teleac. Het kostte mij -uiteraard- veel méér moeite om woorden en zinsconstructies te vinden om absolute ‘leken’ (niveau 2e klas middelbare school …) te vertellen hoe het toegaat in de wereld van atomen en moleculen. Het schrijven van een ‘wetenschappelijk’ artikel is daarbij vergeleken een makkie. Als beloning voor mijn inspanningen lieten enkele hooggeleerde heren mij weten dat het duidelijk was dat ik niks begreep van “de chemie” en dat ze zich afvroegen hoe ik überhaupt een academische graad had kunnen behalen.
Volgens mij waren die reacties vooral ingegeven door het besef dat de ‘leken’ na het lezen van het boek wellicht zouden beseffen dat chemie wellicht toch niet zo ‘moeilijk’ is als zij voorheen dachten. Daarmee zou het geschatte ‘intellectuele niveau’ van chemici door het algemene publiek kunnen zakken …..
Als reactie heb ik enkele beoordelaars gevraagd om voor mij een ‘lekenversie’ te schrijven van een “wetenschappelijke paragraaf” die ik meestuurde. Die heb ik nooit ontvangen, maar een van de hoogleraren heeft -enkele jaren later- wel een soort van verontschuldiging aangeboden.
Overigens suggereer ik bij het ‘intellectueel downgraden’ van een tekst vaak om die tekst te schrijven in een vreemde taal, bij voorkeur een die je niet zo goed beheerst. Een beperkte woordenschat, niet waar? Of probeer de inhoud verbaal (NIET voorlezen, maar rechtstreeks vanuit de hersencellen naar de stem) over te dragen aan iemand die een andere opleiding of beroep heeft dan jijzelf. Is ook een goede suggestie ter voorbereiding van een PowerPoint presentatie …..
Ja John, een goede suggestie: de informatie gesproken overdragen. Als podcast bijvoorbeeld. Maar daarbij gaat het ook nog om informatie die ‘to the point’ is. Daar ontbreekt soms ook wel aan.