Meerdere projecten tegelijk aanpakken. Waarom?

Eén project per keer uitvoeren, in opvolgende stappen, dat kan. Maar je kan ook tegelijkertijd meerdere projecten aanpakken, naast elkaar. Simultaan. Waarom zou je dat doen? Het levert niet per se tijdwinst. Maar waarom dan?

Stap voor stap lineair werken
Doorgaans wordt een project vanaf start tot het eind lineair, stapsgewijs uitgevoerd. Soms komen daar nevenstappen bij die op een bepaald moment weer samenkomen met het hoofdtraject. De stappen voorzien van ‘deadlines’ en daartussen wat speling ( ‘slack time’). Geplande ruimte om tussentijdse uitloop mogelijk te maken. Om niet meteen dood te zijn na overschrijding van een deadline. Aardig toch?

Opdelen in kleine stapjes
Het is sowieso beter een lineair project op te delen in kleine stukjes. De ‘Pomodore’ techniek. Vooral omdat je er dan minder tegenop hoeft te zien. Kleine bergjes (‘Pomodores’) op een rij in plaats van één hoge berg. Dat eerste bergje is zo gefikst. En dat tweede ook. Het derde valt eigenlijk ook wel mee. En ga zo maar door. Tot je aan de finish bent.
Het belangrijkste bij deze werkwijze is dat je eerder aan je klus begint. Zelfs als je een uitgesproken ‘procrastinator’, een uitsteller, bent. En de ‘collateral advantage’? Minder stress. Geen grote bal in korte tijd door een klein gaatje moeten persen. ‘Burn out’ preventie. Mooi meegenomen.

Tegelijkertijd meerdere columns schrijven
Als je parallel werkt pak je tegelijkertijd meerdere projecten aan, naast elkaar.
Een voorbeeld: de manier waarop ik columns schrijf. Ik werk parallel om in betrekkelijk korte tijd een aantal columns te schrijven. Per column moet ik een idee ontwikkelen, informatie vergaren (research), concept opstellen, verder schrijven, redigeren, beeld verzamelen of maken, en redigeren, redigeren.
Die conceptcolumns zet ik in mappen, met aantekeningen en bronnen, die ik tegelijkertijd op mijn scherm kan oproepen. Een overzicht van alle columns waar ik op dit moment parallel aan werk.

Aan de slag
Ik begin met het kiezen van een map. Schrijf wat aan de column die zich daar bevindt. Voeg een gedachte toe die intussen bij me opgekomen is. Bijvoorbeeld bij het werken aan een andere column. Je bent in gedachten vaak bezig, krijgt nieuwe ideeën, ontwikkelt wat, hebt vragen. Ik voeg een aantekening toe. Of, ik stop een artikel in de map, dat ik onlangs tegengekomen ben.

Ook schilders
Een ander voorbeeld. Mijn neef, de schilder Hans van Weerd, oorspronkelijk bioloog, werkt op vier doeken tegelijk. Dan op dit schilderij een correctie, daarna op een ander een aanvulling.
Zo kan ik ook in één map wat werken en even later een andere openen om daarin iets te doen.
Steeds kleine bijdragen, totdat ik aan het afronden toe kom. In mijn geval de redactiefase, beeldmateriaal, schaven opnieuw en opnieuw.

Nachtwacht
Ook Rembrandt werkte zó toen hij met de “Nachtwacht” bezig was. Even een stukje Nachtwacht, dan naar een ander werk in staat van wording (‘isn’). Bijgaand mijn versie van de Nachtwacht. De intocht van roeiers terug van wedstrijden in Engeland. Een tekening gemaakt voor een gedenkboek (1960).

Een welkome uitwijkmogelijkheid
Parallel werken levert niet persé tijdwinst. Wat dan wel? Het biedt vooral een uitwijkmogelijkheid, als je bij het werken aan een project even vastloopt. Je kan zo een blokkade, een verstarring, ontwijken. Een ‘executive block’, een variant van de ‘writer’s block‘, omzeilen’.
Hop naar een ander project. Je kan even afstand nemen. Bij het overschakelen benader je dat andere project ook weer met een frisse blik. Het heeft de tijd gekregen om in je gedachten wat te rijpen. Wat vaak leidt tot nieuwe inzichten en ideeën. Win-win.
In kleine stapjes spring je van het ene naar het andere project. Met voortschrijdend inzicht. In zekere zin doet dat denken aan de ‘pomodore’ techniek in het lineaire werken.

Afhankelijk van je karakter
Of je parallel kan werken hangt ook af van je karakter. Ben je springerig en kan je niet goed en snel focusseren dan is het misschien niet zo’n ideale werkwijze.
Interessant is het voor ‘multipotentials’ die geconcentreerd kunnen werken aan het ene project en snel kunnen overschakelen naar een ander. Ze hebben behoefte aan variatie en kunnen makkelijk schakelen. Door afwisseling in projecten blijft het werk boeiend, wat de motivatie verhoogt. Belangrijk ook voor mensen die snel verveeld raken.

Ga parallel werken. Gewoon doen
Parallel werken bevordert creatieve kruisbestuiving: ideeën en oplossingen uit het ene project kunnen inspiratie bieden voor het andere.
Het werken aan meerdere projecten maakt je flexibel en aanpasbaar. Als een project vastloopt (‘executive block’) of vertraging oploopt, kun je je aandacht verleggen naar een ander project en toch productief blijven.
Tenslotte: meerdere projecten vereisen een bepaalde mate van prioritering en planning, wat kan leiden tot een betere tijdsindeling en productiviteit. Je wordt gedwongen om gefocust te blijven en deadlines op een efficiënte manier te beheren, waardoor je ‘proactiever’ omgaat met je tijd.
Dus, proberen of gewoon doen.

Edwin Kisman

Bekijk
Hans van Weerd

en lees ook
“Last van uitstelgedrag? Een Pomodore en een wekker kunnen je helpen”. 25 aug 2017

Wat zijn ‘Multipotentials’?